VÉRIFICATION DE VOTRE IDENTITÉ POUR VALIDER VOTRE DEMANDE

Pour votre protection, et celle de tous nos autres consommateurs, lorsque vous soumettez une demande de renseignements personnels, nous devons authentifier la demande en vérifiant votre identité. (Lorsqu’une personne nous demande une copie de vos renseignements personnels, nous souhaitons nous assurer qu’il s’agit bien de vous). Nous vous demandons de fournir des renseignements personnels pour nous aider à vérifier votre identité, mais nous ne les utiliserons qu’à des fins de vérification ; nous n’utiliserons pas les renseignements personnels supplémentaires que vous fournissez à d’autres fins.

Le degré de preuve requis et le type de renseignements nécessaires pour prouver votre identité varient en fonction de la nature de la demande et de la confidentialité des renseignements. Par exemple, lorsque nous recevons une demande d’éléments spécifiques de renseignements personnels d’un client, nous vérifions généralement l’identité du demandeur avec un degré de certitude raisonnablement élevé, généralement en faisant correspondre trois points de données ou plus fournis par le demandeur à des points de données dont nous disposons dans nos dossiers.  Pour la plupart des types de demandes, nous utilisons généralement les renseignements fournis dans ce formulaire Web pour les faire correspondre aux points de données dont nous disposons dans nos dossiers afin de vérifier votre identité.

Pour une demande d'accès à des éléments de données spécifiques (demande de portabilité des données), vous devrez vérifier votre identité.

De vérification de l’identité: Veuillez remplir ce formulaire, le signer et nous envoyer (i) le formulaire et (ii) une image de votre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, en joignant les documents ci-dessous. (Veuillez expurger l’image de votre numéro de permis de conduire, votre numéro de passeport, votre numéro de sécurité sociale ou tout autre numéro d’identification similaire avant de l’envoyer. Vous pouvez expurger le numéro d’identification en le masquant avant de créer l’image ou en ne masquant que cette partie de l’image.)

Nous vous recommandons de vérifier votre identité et de fournir (joindre) les documents requis pour soumettre une demande d’accès à des données spécifiques (demande d’accès/de portabilité des données); toutefois, vous pouvez vérifier votre identité dans une deuxième étape après avoir soumis votre demande. Si vous soumettez une demande d’accès à des données spécifiques (portabilité des données/demande d’accès) sans vérifier votre identité, nous vous demanderons rapidement de vérifier votre identité dès réception de votre demande. Votre choix de vérifier votre identité en tant qu’étape distincte peut retarder le traitement de votre demande.

Après réception d’une demande valide et complète, nous communiquerons avec vous par courriel (sauf si vous demandez à ne pas être joint(e) par courriel, ci-dessous) si nous avons besoin de renseignements ou de documents supplémentaires pour vérifier votre identité afin de pouvoir répondre à votre demande. Merci de répondre rapidement à nos tentatives de vérification de votre identité. Si vous ne répondez pas ou si vous ne coopérez pas à nos instructions, nous ne serons pas en mesure de répondre à votre demande et celle-ci sera considérée comme abandonnée. Si vous n’êtes pas en mesure de vous conformer à nos instructions, faites-le nous savoir et nous envisagerons un aménagement raisonnable pour vous.

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES SUR VOS DROITS À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET NOS PROCÉDURES

Si vous présentez une demande d’accès à des données spécifiques (demande de portabilité des données), merci de joindre des fichiers permettant de vérifier votre identité. Consultez la section ci-dessus intitulée « Vérification de votre identité pour valider votre demande » pour obtenir des renseignements sur les preuves acceptables de votre identité.

Si vous présentez une demande au nom d’une autre personne, veuillez joindre des documents prouvant le pouvoir dont vous disposez pour agir au nom de cette personne, ainsi que des documents vérifiant l’identité de la personne que vous prétendez représenter. Consultez la section ci-dessus intitulée « Demandes au nom d’une autre personne » pour obtenir des renseignements sur les documents acceptables.

Joindre des fichiers

Délai de traitement

Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour répondre à votre demande dans un délai de 45 jours. Si nécessaire, nous pouvons prolonger ce délai d’une période supplémentaire, auquel cas nous vous en informerons.

Mode de traitement

Nous répondrons aux demandes valables et vérifiées dans un format facilement accessible et, dans la plupart des cas, nous répondrons aux demandes de communication d’éléments d’information spécifiques (demandes de portabilité des données) en utilisant le format de fichier d’origine ou des fichiers PDF (format de document portable) lisibles. Le contenu d’un fichier PDF devrait être accessible à partir d’un certain nombre d’applications courantes, dont le logiciel gratuit Adobe^® Acrobat^® Reader, qui peut être téléchargé directement sur le site d’Adobe^® à l’adresse : https://get.adobe.com/reader/ (Il s’agit d’un lien externe vers le site d’un développeur de logiciels tiers.) Si vous n’êtes pas en mesure d’accéder aux dossiers, faites-le nous savoir et nous envisagerons un aménagement raisonnable pour vous.

Circonstances limitées dans lesquelles une demande peut être refusée

Il existe des circonstances limitées dans lesquelles une demande peut être refusée en partie ou en totalité, notamment les circonstances décrites dans cette section. Nous ne sommes pas en mesure de répondre à une demande du même type plus de deux fois sur une période de 12 mois (vous pouvez toutefois faire une demande d’un type différent). Si nous estimons que les demandes d’un consommateur sont infondées ou abusives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons soit facturer des frais raisonnables, soit refuser de satisfaire la demande. Nous ne sommes pas tenus de supprimer des renseignements personnels si nous déterminons que ces renseignements sont nécessaires pour : (i) conclure une opération ou exécuter un contrat entre nous; (ii) assurer la sécurité; (iii) corriger ou réparer des erreurs; (iv) exercer un droit légal; (v) se conformer à une autre loi ou à une obligation légale; (vi) effectuer des recherches; (vii) permettre uniquement des utilisations internes qui sont raisonnablement alignées sur les attentes raisonnables de nos consommateurs; (viii) utiliser autrement les renseignements, en interne, d’une manière légale qui est compatible avec le contexte dans lequel vous avez fourni les renseignements; ou (ix) comme le permet la loi applicable. Nous ne communiquerons pas des éléments spécifiques de renseignements personnels si la divulgation crée un risque important, explicable et déraisonnable pour la sécurité de ces renseignements personnels, le compte d’un consommateur ou la sécurité de VF. Nous ne divulguerons pas le numéro de sécurité sociale d’un consommateur, son numéro de permis de conduire ou tout autre numéro d’identification délivré par le gouvernement, son numéro de compte financier, tout numéro d’assurance maladie ou d’identification médicale, un mot de passe de compte ou des questions et réponses de sécurité. Si nous suspectons une activité frauduleuse ou malveillante, nous ne donnerons pas suite à une demande tant que des procédures de vérification supplémentaires n’auront pas été effectuées pour valider la demande. Une demande peut être refusée si elle est manifestement infondée ou qu’il est excessif d’y répondre (par exemple, répétitive, demande de copies des mêmes renseignements, etc.). Nous pouvons refuser une demande si notre prestataire de services ou nous-mêmes ne possédons pas les renseignements personnels demandés. Nous pouvons refuser une demande si y donner accès est incompatible avec nos obligations de conformité réglementaire. Nous pouvons refuser une demande si y donner accès risque d’entraver notre capacité à établir une défense juridique valable contre une réclamation juridique en cours, en ce qui concerne les demandes de suppression, si les données personnelles font l’objet d’une mise en suspens pour raisons juridiques.

Vous pouvez nous demander de corriger tout renseignement erroné vous concernant en utilisant ce formulaire ou en utilisant l’une des méthodes de communication décrites ci-dessous (sous la rubrique « Communiquer avec nous »). Si nous constatons que nous disposons de renseignements erronés vous concernant, nous pouvons les corriger ou, si après avoir enquêté sur la question, nous constatons, à notre seule appréciation, que les renseignements dont nous disposons sont corrects, nous ne serons pas obligés de modifier les renseignements dans nos dossiers, mais nous conserverons une note concernant votre demande.